Excel es un programa de creación de hojas de cálculo perteneciente al grupo ofimático "Microsoft Office". Este tipo de programas cuenta con muchísimas herramientas y funciones, entre las que destaca el almacenamiento ordenado de datos numéricos y alfanuméricos dispuestos sobre una matriz bidimensional (filas y columnas). Además, facilitan al usuario la creación de gráficas y la representación de funciones, por lo que resulta esencial para trabajos de caracter estadístico o de contabilidad.

En mi caso, complemento el uso de Excel 2010 en casa y 2016 en el colegio, sin embargo, lo cierto es que las diferencias entre versiones de años tan distintos tampoco presentan grandes diferencias, pero sí una perfecta compatibilidad de documentos entre ellas.

Todas las celdas de una hoja de cálculo están asociadas a una combinación formada por un número y una o más letras. Las letras representan la columna en la que se sitúa la celda, mientras que el número indica la fila en la que esta se encuentra. De esta forma, se hace posible que se puedan establecer las "coordenadas" de cada celda individual. El número de fila y la letra de la columna ascienden de arriba a abajo y de izquierda a derecha respectivamente (la celda de arriba a la izquierda es la A1).

A la hora de editar de forma simultánea un rango o conjunto de celdas, este se nombra mediante los nombres de las celdas superior izquierda e inferior derecha, separados por dos puntos " : ". Esto implica que todas aquellas otras celdas con valores intermedios en ambos ejes se encuentran dentro del rango seleccionado.

Celdas de porcentajes

En excel existen numerosos tipos de celdas, entre los que destacan moneda, contabilidad, fecha y hora, así como aquellas que muestran porcentajes. Para cambiar nuestra celda o rango de celdas de un tipo a otro, debemos primero seleccionarlas, para después hacer click en el menú desplegable del apartado número, dentro de la pestaña de Inicio. En nuestro caso, seleccionaremos la opción porcentaje, haciendo que aparezca el símbolo "%" siempre que la(s) celda(s) contenga(n) valores numéricos.

Al tomar esta opción, siempre se establece ,de forma predeterminada, la cantidad de cifras decimales como 2. Sin embargo, si por alguna razón deseamos aumentar o disminuir esta cantidad de cifras simplemente tenemos que seleccionar las celdas de nuevo y hacer click en el botón "Aumentar decimales" o "Disminuir decimales".

Combinar celdas

Esta herramienta es tan simple como útil y estética, por lo que es importante conocerla. A la hora de crear una tabla de valores, por ejemplo, lo más probable es que deseemos ponerle un título centrado que abarque de izquierda a derecha todo el margen superior de la tabla. En casos como este, lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de celdas que se desee combinar, para luego hacer click en el botón llamado "Combinar y centrar", el cual se sitúa en el apartado de Alineación de la pestaña de Inicio.

Empleo de fórmulas

Cuando deseamos que el valor de una celda sea igual al resultado de realizar operaciones con los valores de otras, lo primero que debemos hacer es escribir un signo "=" en en cuadro de introducción de texto situado en la parte de abajo de la barra de herramientas. A continuación, se introducen las operaciones a realizar manualmente (por escrito) o eligiendolas desde la ventana que emerge al hacer click en el símbolo de función situado a la izqierda.

Fórmulas y operadores básicos principales:

Funciones condicionales

Función BUSCARV

Debido a que esta función es algo más compleja y difícil de utilizar que las mostradas anteriormente he decidido crear este apartado para explicar esta función de una forma apropiada.

BUSCARV es una función que permite buscar un valor determinado (o aquel más cercano al buscado) dentro de un rango de celdas y que muestra un segundo valor asociado a este primero que ha buscado. Es decir, en el caso de la información sobre una carrera, le pedimos a la función que busque el menor periodo de tiempo que ha necesitado una persona para completar el recorrido. Sin embargo, lo que queremos que la función nos indique no es el tiempo que ha tardado el ganador, sino el nombre de este, y esto es lo que hace BUSCARV. Es por ello, que se escribe de la siguiente forma: =buscarv("valor buscado"; rango de búsqueda; columna; ordenado)

• El campo de valor buscado hace referencia al número o palabra que queremos que halle la función.
• Por otro lado, el rango de búsqueda indica a la función que debe buscar el valor buscado en la primera columna que se encuentre dentro del rango.
• El campo columna, muestra el número de la columna en la que se sitúa el segundo valor asociado al buscado que he mencionado antes. Este número de columna se cuenta desde la primera columna del rango hasta la del valor asociado, contando siempre de izquierda a derecha.
• Ordenado: este campo ha creado algo de confusión en nuestra clase, por lo que la profesora simplemente nos dijo que siempre escribiésemos false en él. Sin embargo, por lo que he descubierto posteriormente, su funcionamiento es bastante simple. En el caso de se escriba true en este campo, la función devolverá el valor más cercano al buscado, mientras que si se escribe false, solo devolverá un valor en el caso de que se obtenga una coincidencia exacta.
  

Excel para la estadística

Como he mencionado anteriormente, excel es un programa esencial a la hora de hacer trabajos de carácter estadístico. En la práctica 4 hecha en clase creamos las dos tablas que se muestran a continuación, mostrando esta poderosa característica del programa. La primera de ellas es un conjunto de nada menos que 50 datos estadísticos distintos y de igual valor, mientras que en la segunda se pueden ver muchos de los elementos estadísticos que se pueden calcular a partir de estos datos:

Para calcular todos estos elementos he empleado las siguientes funciones:

• Frecuencia absoluta  --->   CONTAR.SI
• Frecuencia acumulada  --->  SUMAR
• Frecuencia relativa  --->  COCIENTE
• Frecuencia relativa acumulada  --->  SUMA
• x_if_i  --->  PRODUCTO
• Media  --->  PROMEDIO
• Moda  --->  MODA.UNO
• Mediana  --->  MEDIANA
• Rango  --->  MAX() - MIN()
• Desviación respecto a la media  --->  resta "-"
• Desviación respecto de la media al cuadrado  --->  POTENCIA
• Desviación típica   --->   DESVEST.P

Creación de gráficas

Junto a las operaciones sobre datos agrupados en tablas, la creación de gráficas es uno de los mayores aportes de Excel al campo de estudio estadístico, enfocándolo esta vez a mostrar de una forma más visual los elementos estadísticos del apartado anterior.

Para crear un gráfico en excel debemos seleccionar primero los datos que deseamos que aparezcan representados. Después de esto, entramos en la pestaña Insertar y seleccionamos el tipo de gráfico que deseemos utilizar entre los predeterminados que se muestran dentro del apartado Gráficos. Posteriormente podremos personalizarlos, pero esta tarea resulta mucho más fácil si se parte de un estilo de gráfico que ya se asemeja de por sí a lo que estamos buscando.

Una vez creado el gráfico existen muchas opciones, detalles y trucos que conviene tener en cuenta. Por ejemplo, es importante cambiar el título del gráfico (si es que queremos tener uno). Además, lo más probable es que también queramos modificar los rótulos de las leyendas inferior y del margen derecho, para que muestren el nombre asociado a los datos de cada sección. Para ello debemos hacer click derecho sobre la gráfica y hacer click en Seleccionar datos... , para luego presionar el botón de Editar y finalmente seleccionar el rango de celdas en el que se encuentran los rótulos que deseamos poner a cambio de los actuales.

A continuación muestro tres de las gráficas creadas en uno de los ejercicios de clase (Práctica 3):

Copiado de fórmulas

En Excel, a la hora de copiar una o varias celdas, existe la opción (a parte de copiar y pegar) de simplemente arrastrar el puntero tras hacer click en la esquina inferior derecha del elemento a copiar. Sin embargo, esta utilidad afecta de una forma especial a las celdas que contienen una fórmula. La diferencia reside en que al copiar una fórmula que hace referencia a los valores de otras celdas, las "coordenadas" estas celdas cambian su valor en la misma magnitud en que lo ha hecho la celda copiada. Para entenderlo con mayor facilidad voy a explicar el siguiente ejemplo: